Toda la información sobre un huésped del hotel puede almacenarse para crear una base de datos. Puede ser consultada por una o más personas, es manejable y necesita ser actualizada para ser relevante. Estas bases de datos se componen generalmente de información personal sobre los huéspedes, que éstos han aceptado compartir con el hotel. Se recogen en el momento de la reserva y/o durante la estancia. Además, el propietario del hotel debe respetar las normas del RGPD para construir esta valiosa base de información.
Esta base de datos se almacenará como un archivo o un conjunto de archivos en un servidor.
La información contenida en un fichero puede dividirse en registros. Estos registros tienen uno o varios campos. Un campo representa un aspecto de la base de datos.
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Las bases de datos pueden contener información variada como las direcciones de correo electrónico de los clientes, sus nacionalidades, sus países de residencia, su situación familiar... Toda esta información es valiosa porque se puede reutilizar para segmentar al máximo al crear Social Ads, Google Ads o incluso mailings...