Las bases de datos son valiosas para el funcionamiento de un hotel, así como para garantizar su atractivo. El fichero de clientes es uno de los principales activos de un establecimiento hotelero.
Desde mayo de 2018, la recogida de información está regulada de forma más estricta por el Reglamento General de Protección de Datos, más conocido como GDPR. Este reglamento pretende homogeneizar la gestión de la recogida de datos en Europa.
Aunque el DPMR ha reforzado la protección de los datos personales, la transición ha pasado casi desapercibida en Francia. Sigue siendo posible recoger datos, siempre que no sean "sensibles".
Los datos recogidos deben cumplir un principio de finalidad. Esto significa que el uso de los datos del cliente debe cumplir con un propósito final comunicado al interesado. Para ilustrar esto, pongamos un ejemplo concreto. Durante un registro, puede pedir a sus clientes que firmen un papel en el que le autorizan a recoger datos para una finalidad concreta, pero también indican qué tipo de datos se registrarán. Sin embargo, no podrá utilizar los datos de forma distinta a la mencionada en el papel.
Según la DPRG, está prohibido recoger datos sin ningún otro propósito. A cada recogida se le debe asignar una finalidad, es decir, no puede recuperar y utilizar los datos por si son útiles en algún momento futuro desconocido.
Si el consentimiento se dio antes del 25 de mayo de 2018, no es necesario obtenerlo de nuevo.
Además, el DMPR controla estrictamente el acceso a las bases de datos. Las bases de datos deben ser seguras. Por lo tanto, el acceso debe estar restringido internamente sólo a las personas que necesitan acceder a los datos. El acceso debe ser igualmente estricto con los subcontratistas y socios.
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